Claire Lovell en Anne Nieboer

'Kick-off'

Droom je van een succesvol project waarmee je ideeën snel kunt omzetten in acties?


Stop met eindeloos brainstormen, vergaderen en dikke rapporten schrijven. Kies voor de Kick-off methode en kom direct tot de kern. Leer hoe je in korte tijd een projectcanvas kunt opstellen waarmee alles wat er moet gebeuren overzichtelijk op één pagina staat.


Alle elementen van je project komen in het canvas terug. Het is een praktisch en visueel hulpmiddel om projecten mee te managen. De voorbereiding verloopt snel en gestructureerd. Tijdens het project helpt het canvas om het budget in de gaten te houden, draagvlak te creëren, succesvol samen te werken en het project te evalueren. Begin elk project met deze methode en verzeker jezelf van succes.

"Projecten mislukken omdat er te veel wordt gepraat"

Projecten bij overheden en bedrijven mislukken vaak omdat mooie plannen niet snel genoeg in de praktijk worden getoetst. ‘Projectteams blijven maar praten en theoretiseren, waardoor het gedroomde projectresultaat achterhaald is voordat het in de praktijk is gebracht.’


Er wordt steeds vaker projectmatig gewerkt. De voordelen zijn groot als een groep specialisten samenwerkt om de deadline te halen. Maar er is ook een nadeel waardoor veel projecten mislukken, zeker in de (semi) publieke sector: ideeën worden tot in den treure uitgewerkt en vaak pas in de praktijk gebracht als er maanden, zo niet jaren, over is gesproken. Echte innovatie bereik je dan niet meer.


Dikke adviesrapporten komen van pas als je een Noord-Zuid lijn bouwt of het functioneren van de Nationale Politie evalueert. Maar een lang bestuurlijk traject is funest als het gaat om vernieuwing en innovatie. De wereld verandert steeds sneller onder invloed van trends als digitalisering, robotisering en flexibilisering. In projecten wordt daar vaak geen rekening mee gehouden. Een projectplan wordt vaak vastgesteld en uitgevoerd voor de duur van vele jaren, zonder ruimte om bij te sturen tijdens de uitvoer.


Geen dikke rapporten

Anne Nieboer en Claire Lovell werden als consultant van adviesbureau Over/Nieuw vaak geconfronteerd met trage projecten die uiteindelijk mislukten. Er werken heel goede en betrokken mensen in sectoren als de zorg, het onderwijs en gemeentes, maar dit is geen ondernemende omgeving waarin ideeën al doende worden uitgebouwd. Nieboer en Lovell ergerden zich bij trage projecten bovendien aan grote consultancybureaus die aan het eind van de rit alleen een dik adviesrapport opleveren, en weer vertrekken voordat er resultaten bereikt zijn.


De consultants ontwikkelden samen met hun klanten een handzame methode om in projecten veel sneller van idee tot actie te komen, en de gewenste resultaten in de praktijk bij te stellen. Klanten reageren enthousiast op de nieuwe methode, zegt Anne Nieboer: ‘Men vindt het prettig dat men eerder aan de slag kan gaan. Want pas in de praktijk blijkt wat werkt en niet werkt, en dat komt de kwaliteit ten goede. Al doende zaken aanpassen blijkt bovendien ook de doorloopsnelheid van een project te bevorderen omdat je altijd klein begint.’


Anders dan gebruikelijk pleiten Nieboer en Lovell er dus niet voor dat alles vooraf geregeld is. Lovell: ‘We merkten dat met name leidinggevenden bij de start de neiging hebben om alles dicht te timmeren. Dan lijkt het alsof er niets meer mis kan gaan, maar in de praktijk is er dan geen mogelijkheid om zaken aan te passen en gaat het juist mis. Kick-off werkt met mijlpalen. Bij elke bereikte mijlpaal wordt het project geëvalueerd en waar nodig bijgesteld.’


Direct aan de slag

Met de methode worden bij het opstellen van het projectplan concrete acties benoemd. Het projectteam kan daar direct mee aan de slag. In het vervolg van het project ligt de focus op het bijstellen van de resultaten aan de ervaringen in de praktijk om zo tot een eindresultaat te komen dat wel werkt.


Een ander voordeel van de nieuwe methode is overzicht. Voor een succesvol project is het volgens Nieboer belangrijk dat er vanaf de start overzicht is. Wat moet er allemaal gebeuren? De basis van de Kick-off-methode is daarom een zogenaamd canvas, een schema waarop alles staat waarover nagedacht moet worden. Nieboer: ‘We hebben daar ook een poster van laten maken, zodat iedereen vanaf de eerste vergadering kan zien hoe het canvas wordt ingevuld.’

Voor adviesbureau Over/Nieuw is Kick-off inmiddels de vaste methode om projecten mee te organiseren. Nieboer en Lovell schreven er een boek over: Kick-off, methode voor het maken van je projectplan op één pagina. Volgens hen zijn klanten blij dat de methode heel toegankelijk is, waardoor je ook zonder uitgebreide projectmanagementervaring succesvol een project kunt realiseren.

Claire Lovell is na haar studie politicologie en conflictwetenschappen gestart bij Over/Nieuw. Zij werkt samen met gemeenten, zorgaanbieders en het onderwijs om de thuiszorg beter en slimmer te organiseren. Met innovatieve projecten die over de grenzen van deze sectoren heen gaan worden gezamenlijke resultaten bereikt. Als verbindende factor maakt Claire deze en andere projecten op Over/Nieuw-wijze tot een succes.

Biografie

Anne Nieboer is oprichter van Over/Nieuw. Met haar bedrijf helpt ze organisaties, gemeenten en stichtingen door de inzet van jong talent om succesvolle projecten op te starten. Anne heeft na een jaar bedrijfskunde gestudeerd te hebben een switch gemaakt naar de studie psychologie.

Naast haar studie zette zij zich in voor verschillende verenigingen en stichtingen door het runnen van projecten. Na een afstudeerstage, werkervaring bij een consultancybureau en het opzetten van een thuiszorgorganisatie startte ze project- en adviesbureau Over/Nieuw.

Wil je dit boek winnen?
Beantwoord dan de vraag op onze blog.